Saturday, March 10, 2012

PENTINGNYA MEMBUAT CATATAN KERJA / WORK PLAN

Aku mulai bikin catatan rencana kerja awalnya waktu aku kerja di kantorku sekarang ini (agak terlambat sebetulnya, tapi lebih baik terlambat daripada nggak sama sekali). Waktu itu ada order pekerjaan untuk mendampingi wakil dari British Council Jakarta untuk kunjungan young enterpreneur di Yogyakarta, nama programnya waktu itu "Scoping Visit" (kalau tidak salah).

Karena yang harus dikunjungi dalam 1 hari ada beberapa lokasi, padahal mereka di Jogja kurang lebih 2 hari, dan juga ada diskusi singkat yang harus mengundang beberapa orang. Jadi segala detail kecil persiapannya cukup banyak dan waktu untuk mempersiapkannya cukup pendek. Mau tidak mau, supaya tidak ada yang terlewat, harus buat catatan rencana kerja (bahasa Inggrisnya: work plan gitu). Akhirnya sampai sekarang, setiap mau buat sesuatu, atau untuk kerjaan harian kantor, aku juga bikin catatan kerja / work plan.

Catatan rencana kerja / work plan betul-betul ngebantu deh. Apalagi untuk yang gampang lupa seperti aku ini, wwooowww... rencana kerja sepertinya HARUS punya deh!!! hehehehe ... :)




Kalau mau buat catatan rencana kerja, mulailah dari gambaran umumnya atau acara secara keseluruhan baru dibuat rencana yang lebih detail dan dibuat check list-nya.  Maksud dari check list ini, supaya kita bisa kontrol, mana saja yang belum dilakukan / dihubungi / disiapkan dan mana yang sudah.

Contohnya, di hari Senin, waktu hari pertama kerja, sesudah libur akhir minggu, biasanya kerjaan "numpuk". Aku buat catatan rencana kerja, mulai dari aku bangun tidur, dan rencana kerja apa saja yang bakal aku buat di kantor, sampe pulang kerja dan pergi tidur. Tapi biasanya sampe pulang kerja aja sih... Soalnya pulang kantor dah tinggal nemenin anak main sebentar dan nina bobo sekalian ikut bobo :)

Contoh Rencana kerja harian-ku / Daily Work Plan, (kalau untuk catatan rencana kerja harian, bisa dicatat di buku agenda , atau buku biasa, atau juga tinggal bikin daftar di smart-phone kamu).
- Bangun tidur, MCK
- Belanja ke warung
- Buat sarapan
- Mandikan anak
- beres-beres rumah, masak makan siang.
- siap-siap kerja trus berangkat kerja
- sampe kantor cek email & surat-surat (hanya contoh)
- buat surat untuk kantor A / si B (hanya contoh)
- Telepon Pak/Bu C untuk janjian ketemu lusa atau sekedar konfirmasi (hanya contoh)
- Up date website kantor (hanya contoh)
- Mengarsipkan file-file kemarin (hanya contoh)
- dll
- pulang, MCK
- Main sama anak
- jam 8 nina bobo anak dan ikutan tidur :)

Terus berikut ini contoh untuk acara yang lebih besar lah...  Contohnya: Pesta ulang tahun Anakku yang #1 waktu itu. Gambaran umumnya adalah:
1. Nama Acara    : Pesta Ulang Tahun #1
2. Tema Pesta     : Day Care

Dari gambaran umum itu, baru dibuat lebih rincinya (biasanya kalo untuk buat work plan secara detailnya, aku pakai program Microsoft Office Excel, karena ada kolom-kolomnya jadi lebih rapi & mudah natanya) :

Contoh :
1. 
Berapa tamu undangannya?
·    Buat daftar tamu undangan dan kolom checked (supaya tahu kalau si A sudah dibuatkan undangan/dikontak)
·    Tentukan mau diundang pakai undangan / telpon / SMS?
2.   Apa saja menu untuk tamu?
·    Masak sendiri / catering?
·    Kalau masak sendiri, siapkan daftar belanja bahan memasak
·    Yang bantuin masak siapa?
·    Daftar Alat-alat yang dipakai untuk masak & serving, perlu sewa/pinjam/beli?
·    Setiap daftar jangan lupa buat kolom checked
3.    Apa isi goody bag-nya (semacam suvenir yang dibagikan ke anak-anak yang datang ke pesta ultah, biasanya isinya macam-macam snack)?
·    Buat berapa buah goody bag?
·    Dibungkus pake apa? Plastik berpita atau kardus cantik?
·    Berapa harga yang ditetapkan untuk @ goody bag?
·    Belanja di mana?
4.    Mau cake tart atau tumpeng?
·    Kalau cake tart yang harga berapa?
·    Belanja di mana?
·    Modelnya yang seperti apa?
·    Diantar / diambil?

.    Kalau tumpeng, mau buat sendiri atau pesan? Pesan di mana?
5.    Dokumentasi
·    Kamera digital aja
·    Baterai penuh & cadangannya
·    Yang ambil foto siapa?
6.    Dekorasi & tata ruangnya
·    Tempat tiup lilin & potong kue di ruang tamu / teras?
·    Sewa kursi atau tikar/karpet aja?
·    Taro makanan di mana?
·    Karena temanya day care, nyiapkan taman bermain kecil. Mainannya apa aja? Sewa atau beli?

Akan lebih baik, kita membentuk panitia kecil (contohnya: mommy, daddy, uti, om2, & tante2, atau teman kami, dll) dan mencantumkan siapa yang bertanggung jawab untuk apa. Dengan begitu, kita gampang untuk ngeceknya. Selain itu, kerja kita juga lebih ringan.

Jadi, buat teman-teman, yuk kita mulai bikin rencana kerja. Supaya kerjaan & acara kita bisa LANCAR... :)

6 comments:

  1. siippp...post yang bagus sekali tentang work plant...
    semangat dan happi blogger ya mbak

    ReplyDelete
    Replies
    1. thanks dah mampir di Diary Melda, Kang Farhan... :)
      Happy blogging juga ya... :) SEMANGAT

      Delete
  2. Nice information... visiting again here again... Smile!!!
    Accountant Melbourne

    ReplyDelete
    Replies
    1. Thanks Jeremy for leaving your comment... Will visit yours, right after this :)

      Delete
  3. hehe MCKnya harus di tulis juga ya ??? hehe

    ReplyDelete
    Replies
    1. Komentar anda sangat dibutuhkan di blog ini :D http://ina-2012.blogspot.com/2012/03/dimana-musik-indonesia.html

      Delete